Les archives, dans certaines entreprises, dorment pendant des années. En procédant ainsi, le chef d’entreprise croit répondre à une de ses obligations : ne pas supprimer ce qui doit être conservé. Pourtant, au final cela se révèle contreproductif.
Il est préférable, de manière plus ou moins régulière, de procéder à un inventaire de ses archives. Quel est le but de cette opération et comment obtenir de l’aide si la tâche semble trop ardue ou chronophage ?
Inventaire d’archives : de quoi s’agit-il ?
Comme on le ferait avec des marchandises dans un stock, les archives ; soit les documents relatifs à l’activité d’une entreprise ; doivent faire l’objet d’un inventaire ou un recensement. Le but étant de savoir si l’on est en capacité, au besoin, de produire à la demande un document donné qui contient une information précise.
Cela sera le cas, par exemple si l’entreprise fait l’objet d’un contrôle par le fisc. Même sans dénonciation ; ce qui peut arriver mais est relativement rare ; il faut savoir que le service des impôts choisit tous les ans 10 000 entreprises françaises qui sont contrôlées au hasard. Cela a pour but de réduire le niveau de fraude en France.
L’agent prévient toujours de son passage et envoie quelques semaines avant la liste des documents qu’il aura besoin de consulter et étudier. Il est évident que si le fonds d’archives n’est pas inventorié de manière régulière et ne fait l’objet d’aucun classement, il sera difficile d’accéder à sa demande. De même, une entreprise ne pourra pas se défendre lors d’un litige qui l’oppose à un client par exemple.
Parce qu’il est facile de se sentir dépassé par l’ampleur de la tâche, il est toujours possible de demander de l’aide extérieure en contactant une société d’archivage. Voici comment elle va procéder pour remettre tout cela en ordre.
Les différentes étapes de l’archivage :
La salle d’archives est remplie de documents papiers qui n’ont pas été triés ni même rangés ? Il est évident que dans cet état, les archives ne peuvent pas remplir leur rôle. Ajoutons à cela la loi sur la transition numérique et le fait de devoir digitaliser tous ses documents et l’entrepreneur fait face à un sérieux problème.
Tout peut trouver solution avec une société d’archivage. Cependant, elle a besoin de savoir ce que l’on attend d’elle. On peut en effet la missionner pour différentes actions connexes ayant pour but d’avoir ses archives papiers classées, mais aussi numérisées.
Après l’audit et l’écoute des besoins, voici ce qu’elle peut proposer : en premier lieu, de dépoussiérer parfois des papiers qui sont restés dans une pièce à l’air libre, sans être manipulés. Cela ne garantit en rien leur bon état, au contraire. La poussière, la lumière, la présence d’insectes ou encore de rongeurs, sans compter l’humidité sont autant d’ennemis du papier. Le dépoussiérage peut donc se révéler indispensable, avant de penser au récolement et au tri.
Il ne faut conserver que les documents qui ont encore une valeur probatoire. La durée de cette dernière varie selon la nature des documents. Il faut en outre s’assurer que ceux qui sont obsolètes et n’ont plus de valeur soient détruits sans pouvoir être utilisés par autrui dans le but de vendre les données personnelles ou sensibles parfois qu’ils contiennent.
Vient le moment de trouver un plan d’archivage cohérent et de numériser les documents.
Tout cela est vu en concertation avec le chef d’entreprise qui reste décisionnaire à chaque étape du processus. Les sociétés d’archivage possèdent des machines sophistiquées qui leur permettent de rendre lisibles des documents abîmés, même si elles ne peuvent faire de miracles.
L’espace de stockage numérique est choisi en fonction des besoins, tout comme ses fonctionnalités, tout en s’assurant que les collaborateurs ; grâce à une formation au besoin ; seront en capacité de prendre le relais à l’avenir avec les documents émis et reçus.