Vos archives s’accumulent dans des caisses ? Les conserver est fondamental. Pourtant, il est utile, de temps à autre, de vérifier si tous vos documents importants sont encore là. Difficile, si vous n’avez jamais pris la peine de les ordonner. Comment faire ?
En quoi consiste le dépoussiérage d’archives
Même avant sa création, une entreprise peut générer des archives ; c’est-à-dire des documents papiers ou numériques qu’elle doit, pour la plupart d’entre eux, conserver. Cela peut être le prévisionnel qui va convaincre un établissement bancaire d’allouer un crédit professionnel ou pour pouvoir prétendre à un prêt d’honneur.
Une fois le prêt accordé, il faudra conserver le contrat pendant toute la durée de remboursement. Il en va de même pour tous les autres papiers importants : documents commerciaux, administratifs, fiscaux ou encore comptables.
Certains documents doivent ainsi être conservés sur des périodes assez longues allant jusqu’à trente ans ; alors que d’autres, passés deux ans, peuvent être supprimés. Au bout de ce laps de temps, ils ne peuvent être réclamés par personne ; parce qu’ils n’ont plus de valeur probatoire.
Mais comment savoir ce qui doit être conservé ou pas, quand tous les documents s’entassent dans la salle d’archives, sans ordre précis ?
La place des archives est importante dans la vie des entreprises. Beaucoup d’entrepreneurs en ont conscience. Mais les journées ne sont pas étirables et leurs connaissances en la matière ne sont pas pointues. Personne ne donne des cours d’archivage, même les structures d’aide à la création d’entreprise.
Dépoussiérage d’archives : comment procéder ?
Il faut, de temps à autre, procéder à un dépoussiérage des archives. Cela consiste quelquefois, à respecter à la lettre le terme : enlever la poussière. Car, à l’instar de l’humidité, de la lumière directe ou encore des nuisibles ; elle est l’ennemie de vos archives papier.
Ensuite, il faut supprimer de façon sécuritaire les documents obsolètes et classer les autres, pour pouvoir les trouver quand vous en avez besoin. Cette tâche peut sembler tout à fait rébarbative et elle prend beaucoup de temps.
En tant que chef d’entreprise, vous pouvez embaucher une personne pour faire ce travail. Des frais importants, surtout qu’il faut trouver la perle rare qui connaisse toutes les durées de conservation des documents, sans erreur. Cela pourrait vous être préjudiciable.
Sachez qu’il est tout à fait possible d’externaliser le dépoussiérage des archives ainsi que d’autres missions à des entreprises d’archivage. Ces dernières peuvent également numériser et vous aider à stocker tous vos documents d’entreprise grâce à une politique de gestion efficace.
Le but, en faisant appel à des sociétés d’archivage, est de gagner du temps au quotidien, au niveau de recherche d’informations, mais aussi de pouvoir répondre, au besoin, aux instances des administrations.
Mais en demandant un devis, vous pourrez vous rendre compte qu’elles peuvent faire plus. Elles s’adaptent en effet, aux besoins des entreprises d’aujourd’hui. Souvent à la recherche de place pour développer leur activité, elles peuvent leur proposer le transfert de leurs archives ou les aider pendant leur déménagement.